Para profesional yang bekerja di kantor atau tempat lainnya sangatlah penting untuk menguasai bahasa Inggris. Dimana kamu harus memiliki kemampuan bahasa Inggris yang baik dalam komunikasi. Tidak hanya berkomunikasi secara langsung tetapi juga komunikais melalui telepon, Zoom ataupun Google Meet.
Nampaknya percakapan bahasa Inggris di telepon tidak akan bisa dihindari sehingga Kamu harus mempelajarinya dengan baik. Hal ini penting untuk dikuasai mengingat itu merupakan salah satu bentuk pelayanan pelanggan dan menghindari terjadinya kesalahpahaman. Berikut ini beberapa cara belajar berbicara di telepon menggunakan bahasa Inggris yang bisa diikuti.
Cara Belajar Berbicara di telepon Menggunakan Bahasa Inggris
1. Persiapan Sebelum Panggilan
Mempraktikkan etika telepon yang baik dalam bisnis maupun kegiatan formal lainnya itu sangatlah penting. Inilah empat poin penting sebelum melakukan ataupun menerima panggilan telepon:
a. Pahami tujuan panggilan
Sebelum kamu membuat suatu panggilan, terlebih dahulu harus menentukan dengan jelas apa tujuan-mu atau jika kamu menerima telepon maka pahami maksud dari panggilan tersebut. Apakah Kamu ingin mendiskusikan hal tertentu, hanya mengonfirmasi saja atau menjadwalkan pertemuan.
b. Catat informasi penting
Jangan lupa untuk selalu menyiapkan catatan ataupun informasi yanag mungkin saja kamu butuhkan selama panggilan berlangsung. Hal ini akan membantu Kamu untuk tetap efisien dan terorganisir.
c. Jaga ketepatan waktu
Ketaatan waktu merupakan kunci dalam bisnis. Jangan biarkan orang lain menunggu kamu di telepon. Jika kamu harus melakukan panggilan, pastikan untuk tiba dengan tepat waktu.
d. Hargai waktu orang lain
Bagi sebagian besar orang yang tinggal di luar negeri, waktu adalah uang. Ini juga berlaku untuk para profesional d Indonesia. Pastikan untuk selalu menjadwalkan panggilan dengan waktu yang sesuai untuk kedua belah pihak.
2. Panduan Percakapan Telepon
Salah satu aset berharga yang harus dimiliki oleh para profesional adalah memiliki kemampuan berbahasa inggris yang baik dalam percakapan telepon. Dalam konteks profesional yang bekerja di perkantoran, inilah beberapa langkah yang bisa membantu kamu dalam melakukan komunikasi via telepon:
a. Sapaan Awal (Greeting)
Setelah kamu mengangkat panggilan telepon yang masuk, harus memberikan sapaan awal terlebih dahulu. Contohnya yaitu
- “ Good morning/afternoon/evening, (your name) speaking”
- “Hello, this is (your name)”
b. Menanyakan Identitas (Asking for Identity)
Jika kamu belum tahu atau belum yakin siapa yang menelpon, kamu bisa bertanya dengan kalimat yang sopan. Contohnya yaitu:
- Can I have your name, please?
- May I ask who’s calling, please?
c. Menawarkan Bantuan (Offering Assistance)
Apabila kamu merupakan pihak yang pertama kali melakukan panggilan telepon, tawarkan bantuan ataupun perkenalan singkat. Contoh kalimatnya yaitu:
- I’m (Your name) from (your department)
- I’m calling from (your company)
d. Menyampaikan Pesan (Delivering the Message)
Jelaskan dengan jelas dan singkat tujuan kamu menelpon. Bisa dengan kalimat seperti berikut:
- I’m calling to discus the upcoming meeting
e. Mendengarkan dengan Aktif (Active Listening)
Dengarkan dengan baik dan seksama apa saja yang dikatakan oleh lawan bicara di telepon. Hindari untuk mengenterupsi mereka ketika sedang berbicara.
f. Menyajikan Pertanyaan (Asking Questions)
Apabila kamu membutuhkan informasi tambahan ataupun konfirmasi, jangan ragu untuk bertanya. Contoh kalimat tanya yang bisa diucapkan:
- When would be a convenient time for our next call?
g. Menyimpulkan (Summarizing)
Setelah percakapan selesai, segera ringkas poin-poin utama yang sudah dibahas. Aktivitas ini akan membantu kamu dalam memastikan pemahaman yang jelas antara kedua belah pihak.
i. Menyampaikan Perpisahan (Closing)
Sebelum kamu mengakhiri panggilan telepon, sampaikan salam perpisahan dengan kalimat yang sopan. Contohnya “Thank you for your time. Have a great day”.
Nah itulah kedelapan hal penting dalam percakapan telepon. Saat sedang melakukan percakapan bahasa Inggris di telepon, berbicaralah dengan tegas dan hindari berbicara yang terlalu cepat dan keras. Tetap jaga agar suara-mu tetap tenang dan profesional.
Apabila kamu belum memiliki kemampuan yang baik dalam percakapan bahasa inggris di telepon, maka segera mulai belajar. Belajar berbicara di telepon menggunakan bahasa Inggris cukup mudah dan gratis karena bisa belajar di website Base English.